การนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอ เป็นการสื่อสารเพื่อถ่ายทอดข้อมูลจากผู้นำเสนอไปยังกลุ่มของผู้รับสารให้เกิดความเข้าใจ
ในเรื่องที่นำเสนอ โดยอาศัยเทคนิค และสื่อต่างๆ ที่มีประสิทธิภาพเพื่อนโน้มน้าวให้ผู้ฟังเกิดความประทับใจ
การนำเสนอมีความสำคัญต่ออาชีพหลายๆ อาชีพ ฉะนั้นผู้นำเสนอจะต้องรู้จักศึกษาข้อมูลต่างๆ
วิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาส และสถานการณ์ในการนำเสนอด้วย เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้
และสามารถสื่อความหมายได้ตรงกันระหว่างผู้นำเสนอและผู้รับสาร
ความหมายของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล
ความรู้ ความคิดเห็นหรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ
อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ
ความสำคัญของการนำเสนอ
ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ
ทางการเมืองทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็น
เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์
การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ
เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่าง ๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยต่าง
ๆ กล่าวโดยสรุปการนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท
เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจน เผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลผู้ที่สนใจ
จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ
2.
เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
3.
เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ
4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง
ประเภทของการนำเสนอ
ในระบบการทำงานปัจจุบันนี้ การนำเสนอด้วยวาจามีความจำเป็นและเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย
เพราะมีส่วนช่วยให้การปฏิบัติงานบรรลุจุดมุ่งหมายและพัฒนางานได้รวดเร็วขึ้น การนำไปใช้ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่นำไปใช้
และมีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งและหน้าที่การงานที่รับผิดชอบของผู้นำไปใช้ ประเภทของการนำเสนอแบ่งอย่างกว้าง
ๆ มี 2
รูปแบบ ดังนี้
1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลในการนำเสนอ
2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ
ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซึกถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย
ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ
ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้นสามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วมนำเสนอด้วยกันได้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ
ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่
1.
ข้อเท็จจริง หมายถึง ข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์
เรื่องราวเป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้
สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่ง
2.
ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิดอาจเป็นความรู้สึก
ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ของแต่ละบุคคล
ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็นมีลักษณะ ต่าง ๆ กัน ดังนี้
2.1 ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล
เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่เชื่อถือได้
และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้ฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนี้เพราะเหตุเช่นนี้
แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาเป็นอย่างไร โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดงความคิดเห็นเท่านั้น
2.2
ข้อคิดเห็นเชิงแนะนำ เป็นข้อคิดเห็นที่บอกกล่าวให้ผู้รับฟังทราบว่าสิ่งใดควรปฏิบัติ
และผลของการปฏิบัติและไม่ปฏิบัติ ๆ จะเป็นอย่างไรบางครั้งอาจมีการแนะนำวิธีการปฏิบัติควบคู่กันไปด้วยก็ได้
2.3 ข้อคิดเห็นเชิงวิจารณ์
เป็นข้อคิดเห็นที่กล่าวถึงเรื่องใดเรื่องหนึ่งด้วยการเปรียบเทียบระหว่างส่วนดีกับส่วนบกพร่องหรือข้อดีข้อเสียหรือค้นหาข้อบกพร่องจากเรื่องนั้น
ๆ แล้วนำมาเสนอแนะในแง่มุมที่ดีกว่าหรือควรนำมาปรับปรุงใหม่
การเตรียมการนำเสนอ
การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดหมายไว้
ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและบรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการ
ผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง การเตรียมการเพื่อนำเสนอข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้
1. การศึกษาข้อมูล ผู้ที่นะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ดั้งนี้
1.1 ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมแกละจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะ นำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด
1.2
ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ
1.3 ศึกษาวิเคราะห์นำเสนอ ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม
1.4 ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำไปเสนอเพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอ
1.5
ศึกษาโอกาสเวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอเพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหาพร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จะนำเสนอ
2. การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วนสมบูรณ์เหมาะสมกับเวลาการนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอดังนี้
2.1
รูปแบบวิธีการนำเสนอโดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีการนำเสนอแบ่งกว้างๆ
ได้เป็น 2 แบบ คือ
1.
การนำเสนอแบบที่เป็นทางการเช่นการนำเสนอแบบรูปแบบปาฐกถาการอภิปรายการบรรยายพิเศษต่าง
ๆ
2. การนำเสนอแบบที่ไม่เป็นทางการ
2.2 วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรคปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ในหลายหลายกรณีถ้าเราคาดเดาปัญหาไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะนำเสนอให้ถ่องแท้ก็สามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ปัญหา
2.3
วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ
แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นคอนของแผนการนำเสนอ
2.4
วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจากที่ได้วางเค้าโครงแล้ว
การวาง แนวทางในการเสนอจะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อม ดังนี้
1. กำหนดวิธีการนำเสนอ
2. กำหนดสถานที่ที่พร้อมและเหมาะสมในการนำเสนอ
3. กำหนดวัสดุอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการนำเสนอ
4. กำหนดบุคคลผู้เกี่ยวข้อง
5. กำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการนำเสนอ
2.5
วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขันต่างๆมาแล้ว
ขั้นสุดท้ายก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการ
3.
การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา
ฉะนั้นจึงต้องใช้วัสดุหรือเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เรียกว่าโสตทัศนูปกรณ์ เข้ามาใช้ประกอบเพื่อให้ผู้ฟังเกิดความสนใจแต่ที่นิยมใช้กันมีดังนี้
3.1
อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย
1. เครื่องฉายแผ่นใส
หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ
2. วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส
3. แบบจำลอง
3.2 อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย
1. แผ่นพับ
2. หนังสือ
3. รูปภาพ
4. เอกสารประกอบ
4.
การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่ นอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว
การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปได้ด้วยดี
4.1
การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟังเช่น ห้องประชุมขนาดเล็ก
ห้องประชุมขนาดใหญ่
4.2
การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ จะต้องเตรียมให้พร้อม
1. แท่นสำหรับบรรยายใช้ในกรณีที่ยืนพูด
2. โต๊ะสำหรับบรรยายใช้กรณีที่นั่งพูด
3. โต๊ะวางอุปกรณ์ช่วยประกอบการบรรยาย
4.3
ระบบระบายอากาศ จะต้องอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี
4.4
ระบบเสียง ควรมีการทดสอบก่อนการใช้งาน
เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถใช้งานได้ดี มีความดังชัดเจน
4.5
ระบบแสดงสว่างภายในห้อง จะต้องให้เหมาะสมกับสายตาของผู้ฟัง พอเหมาะกับการใช้งาน
4.6
การประดับตกแต่งสถานที่ การใช้สิ่งประดับตกแต่งห้องหรือบริเวณที่จะใช้ในการนำเสนอทั้งสิ้น
สิ่งที่นำมาตกแต่งควรมีความเหมาะสมกับงาน
ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ
1.
เนื้อหาข้อมูล ผู้นำเสนอจะต้องจัดเตรียมความพร้อมของเนื้อหา
ข้อมูลดังนี้
1.1 จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน
1.2 จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุกครั้งที่มีการนำเสนอ
2.
ผู้นำเสนอ ผู้นำเสนอที่มีประสิทธิภาพที่ดีดังนี้
2.1 มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี
2.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง
2.3 มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม
3.
การดำเนินการนำเสนอ
3.1 เทคนิคและวิธีการนำเสนอ
1. ใช้วิธีการนำเสนอที่เหมาะสม วิธีการที่ใช้สำหรับการนำเสนอข้อมูลมีให้เลือกหลายวิธี
-
การอธิบายเหตุผล
-
การเล่าเหตุการณ์
2. ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ นอกจากใช้วิธีการที่เหมาะสมกับการนำเสนอแล้ว
ผู้นำเสนอจะต้องพยายามดึงดูดความสนใจ อุปกรณ์ที่นิยมใช้กันมีดังนี้
-
เอกสารประกอบการนำเสนอ
- แผ่นใน ภาพนิ่ง แผนผัง
3. ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม การพูดเพียงอย่างเดียว อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่าย
การกระตุ้นให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอนับเป็นวิธีหนึ่งที่จะ ช่วยดึงความสนใจ
4. รู้จักใช้จิตวิทยาในการนำเสนอ สำหรับจิตวิทยาในการนำเสนอ แรงจูงใจ
หมายถึงแรงจูงใจที่ชักจูงให้ผู้ฟังสนใจ ได้แก่ ความอยากรู้อยากเห็น
5
.สรุปทบทวนประเด็นสำคัญ การสรุปเป็นการช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น
3.2
ศิลปะในการนำเสนอ
1. มีการแสดงมารยาททางสังคม
(1)
การทักทายที่ประชุมเป็นการให้เกียรติที่สำคัญต้องมีความสุภาพ
(2)
การแนะนำตัว กรณีที่ไม่มีผู้ใดแนะนำตัวที่จะมานำเสนอให้กับผู้ฟังได้
รู้จักผู้นำเสนอจะต้องแนะนำชื่อตนเองให้ชัดเจน
2. มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม
(1)
ภาษาที่ใช้ต้องมีความชัดเจน
(2)
ภาษาที่ใช้ต้องมีเหมาะสมกับกาลเทศะและบุคคล ผู้พูดต้องคำนึงถึงทุกเพศทุกวัย
(3) ภาษาที่ใช้ต้องมีความสมเหตุสมผล
ฉะนั้นผู้นำเสนอจึงควรยกตัวอย่างประกอบเรื่องที่พูด 3. มีการแสดงออกที่เหมาะสม การนำเสนอถึงแม้จะเนื้อหาสาระดีเพียงใดหากมีการแสดงออกที่ไม่เหมาะสมก็อาจทำให้การนำเสนอนั้นๆ
หมดคุณค่าได้
1. การแสดงออกทางใบหน้า
ขณะที่นำเสนอผู้พูดควรแสดงความมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง โดยการ
ยิ้มแย้มแจ่มใส
2. การทรงตัวและการวางท่า
ในขณะที่ผู้นำเสนอยืนพูดหรือนั่งพูด
3. มีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง
ความมีมนุษยสัมพันธ์อันดีนับเป็นส่วนสำคัญในการสร้างมิตรภาพในการสื่อสารสร้างความคุ้นเคย
4. มีวิธีการสื่อสารที่ดี
วิธีการสื่อสารก็เป็นปัจจัยที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่มีส่วนกำหนด
ประสิทธิภาพในการนำเสนอมี 2 ลักษณะคือ
(1) การสื่อสารทางเดียว
ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ คือ ผู้นำเสนอ สาร สื่อ และผู้รับฟัง
การสื่อสารในลักษณะนี้ผู้นำเสนอจะเป็นฝ่ายสื่อสารเพียงฝ่ายเดียว
(2) การสื่อสารสองทาง
ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ เช่นเดียวกับการสื่อสารทางเดียว
*******************************************
งานชิ้นที่ 3
จากการศึกษา "การนำเสนอ"
ให้นักเรียนสรุปสาระสำคัญในรูปของผังมโนทัศน์ (Mind Mapping)
******************************************