ใบความรู้ที่ 2 การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอ เป็นการสื่อสารเพื่อถ่ายทอดข้อมูลจากผู้นำเสนอไปยังกลุ่มของผู้รับสารให้เกิดความเข้าใจ ในเรื่องที่นำเสนอ โดยอาศัยเทคนิค และสื่อต่างๆ ที่มีประสิทธิภาพเพื่อนโน้มน้าวให้ผู้ฟังเกิดความประทับใจ การนำเสนอมีความสำคัญต่ออาชีพหลายๆ อาชีพ ฉะนั้นผู้นำเสนอจะต้องรู้จักศึกษาข้อมูลต่างๆ วิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาส และสถานการณ์ในการนำเสนอด้วย เพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายที่วางไว้ และสามารถสื่อความหมายได้ตรงกันระหว่างผู้นำเสนอและผู้รับสาร

ความหมายของการนำเสนอข้อมูล

การนำเสนอข้อมูล หมายถึง การสื่อสารเพื่อเสนอข้อมูล ความรู้ ความคิดเห็นหรือ ความต้องการไปสู่ผู้รับสาร โดยใช้เทคนิคหรือวิธีการต่าง ๆ อันจะทำให้บรรลุผลสำเร็จตามจุดมุ่งหมายของการนำเสนอ

ความสำคัญของการนำเสนอ

ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจ ทางการเมืองทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ ผู้มีหน้าที่เกี่ยวกับการประชาสัมพันธ์ การแนะนำเพื่อการเยี่ยมชม การฝึกอบรม การประชุม หรือผู้ที่เป็นหัวหน้างานทุกระดับจะต้องรู้จักวิธีการนำเสนอ เพื่อนำไปใช้ให้เหมาะสมกับงานต่าง ๆ และเพื่อผลสำเร็จของการพัฒนางานของตน หรือขององค์กรและหน่วยต่าง ๆ กล่าวโดยสรุปการนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ใช้ในการพัฒนางาน ตลอดจน เผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลผู้ที่สนใจ

จุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
          1. เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ
          2. เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
          3. เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ
          4. เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง

ประเภทของการนำเสนอ

ในระบบการทำงานปัจจุบันนี้ การนำเสนอด้วยวาจามีความจำเป็นและเป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย เพราะมีส่วนช่วยให้การปฏิบัติงานบรรลุจุดมุ่งหมายและพัฒนางานได้รวดเร็วขึ้น การนำไปใช้ก็ขึ้นอยู่กับลักษณะของงานที่นำไปใช้ และมีความเกี่ยวข้องกับตำแหน่งและหน้าที่การงานที่รับผิดชอบของผู้นำไปใช้ ประเภทของการนำเสนอแบ่งอย่างกว้าง ๆ มี 2 รูปแบบ ดังนี้
          1. การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ต่อผู้ที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องหรือผู้ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมรับทราบข้อมูลในการนำเสนอ
          2. การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ เป็นการนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เปิดโอกาสให้บุคคลทั่วไปเข้าร่วมฟังการนำเสนอได้ มีการเปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซึกถามเพิ่มเติมหรือแสดงความคิดเห็นได้อีกด้วย

ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ

ในการนำเสนอแต่ละครั้งนั้นสามารถนำข้อมูลที่มีลักษณะแตกต่างกันมาร่วมนำเสนอด้วยกันได้ขึ้นอยู่กับจุดประสงค์ของผู้นำเสนอ ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่
          1. ข้อเท็จจริง หมายถึง ข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวเป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง อาจเป็นความรู้ที่ได้จากการทดสอบหรือทดลองทางวิทยาศาสตร์ก็ได้ สามารถนำมาใช้เป็นหลักฐานข้ออ้างอิงสำหรับกล่าวอ้างถึงในการพิสูจน์สิ่งใดสิ่งหนึ่ง
          2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิดอาจเป็นความรู้สึก ความเชื่อถือหรือแนวคิดที่ผู้นำเสนอมีต่อสิ่งใดสิ่งหึ่ง ความเห็นของแต่ละคนอาจแตกต่างกันได้ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับพื้นฐานและประสบการณ์ของแต่ละบุคคล ข้อคิดเห็นต่างจากข้อเท็จจริง ข้อคิดเห็นมีลักษณะ ต่าง ๆ กัน ดังนี้
                    2.1 ข้อคิดเห็นเชิงเหตุผล เป็นข้อคิดเห็นที่อ้างถึงเหตุผล อ้างถึงข้อเปรียบเทียบที่เชื่อถือได้ และความมีเหตุผลต่อกัน โดยชี้ให้ผู้ฟังเห็นว่า ควรทำอย่างนี้เพราะเหตุเช่นนี้ แต่ถ้าไม่ทำอย่างที่กล่าวก็จะมีผลตามมาเป็นอย่างไร โดยทั้งหมดนี้เป็นเหตุผลของผู้แสดงความคิดเห็นเท่านั้น

2.2 ข้อคิดเห็นเชิงแนะนำ เป็นข้อคิดเห็นที่บอกกล่าวให้ผู้รับฟังทราบว่าสิ่งใดควรปฏิบัติ และผลของการปฏิบัติและไม่ปฏิบัติ ๆ จะเป็นอย่างไรบางครั้งอาจมีการแนะนำวิธีการปฏิบัติควบคู่กันไปด้วยก็ได้
                    2.3 ข้อคิดเห็นเชิงวิจารณ์ เป็นข้อคิดเห็นที่กล่าวถึงเรื่องใดเรื่องหนึ่งด้วยการเปรียบเทียบระหว่างส่วนดีกับส่วนบกพร่องหรือข้อดีข้อเสียหรือค้นหาข้อบกพร่องจากเรื่องนั้น ๆ แล้วนำมาเสนอแนะในแง่มุมที่ดีกว่าหรือควรนำมาปรับปรุงใหม่

การเตรียมการนำเสนอ
          การนำเสนอเรื่องในลักษณะใดก็ตามถ้าไม่มีการเตรียมพร้อมอาจก่อให้เกิดความผิดพลาดได้ง่ายหรือไม่เป็นไปดังที่ตั้งจุดหมายไว้ ฉะนั้นถ้าต้องการให้การนำเสนอข้อมูลเป็นไปด้วยความราบรื่นและบรรลุจุดมุ่งหมายตามที่ต้องการ ผู้นำเสนอควรจะต้องเตรียมการให้พร้อมก่อนที่จะนำเสนอทุกครั้ง การเตรียมการเพื่อนำเสนอข้อมูลมีขั้นตอนดังนี้

1. การศึกษาข้อมูล   ผู้ที่นะนำเสนอจะต้องศึกษาข้อมูลต่าง ๆ ดั้งนี้

1.1 ศึกษาเรื่องที่จะนำเสนอเพื่อรวบรวมแกละจัดหมวดหมู่ข้อมูลที่จะ นำเสนอให้ถูกต้องสมบูรณ์ที่สุด

1.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้รับการนำเสนอหรือผู้ฟัง เพื่อที่จะได้วางแผนการใช้เทคนิคและวิธีการนำเสนอ

1.3 ศึกษาวิเคราะห์นำเสนอ ตลอดจนการใช้ถ้อยคำภาษาที่เหมาะสม

1.4 ศึกษาวิเคราะห์จุดมุ่งหมายที่จะนำไปเสนอเพื่อให้สอดคล้องสัมพันธ์กับผู้รับการนำเสนอ

1.5 ศึกษาโอกาสเวลาและสถานที่ที่จะนำเสนอเพื่อจะได้กำหนดเค้าโครงและเนื้อหาพร้อมทั้งจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ที่จะนำเสนอ
          2. การวางแผนการนำเสนอจะช่วยให้การนำเสนอเป็นไปตามลำดับข้อมูลไม่สับสนครบถ้วนสมบูรณ์เหมาะสมกับเวลาการนำเสนอที่บรรลุจุดมุ่งหมายที่ตั้งไว้ควรมีการวางแผนที่จะนำเสนอดังนี้

2.1 รูปแบบวิธีการนำเสนอโดยมีหลักในการวางรูปแบบวิธีการนำเสนอแบ่งกว้างๆ ได้เป็น 2 แบบ คือ
                   1. การนำเสนอแบบที่เป็นทางการเช่นการนำเสนอแบบรูปแบบปาฐกถาการอภิปรายการบรรยายพิเศษต่าง ๆ
                   2. การนำเสนอแบบที่ไม่เป็นทางการ

2.2 วางแนวทางในการแก้ปัญหาและอุปสรรคปัญหาและอุปสรรคในการนำเสนออาจจะเกิดขึ้นได้ในหลายหลายกรณีถ้าเราคาดเดาปัญหาไว้ก่อนล่วงหน้าโดยการศึกษาข้อมูลก่อนที่จะนำเสนอให้ถ่องแท้ก็สามารถช่วยให้มองแนวทางในการแก้ปัญหา

2.3 วางเค้าโครงการนำเสนอ ทำได้โดยการนำหัวข้อที่จะนำเสนอมาแบ่งหมวดหมู่เรียงตามลำดับ แล้วเขียนเป็นลำดับขั้นคอนของแผนการนำเสนอ

2.4 วางแนวทางในการนำเสนอ เป็นการกำหนดแนวทางที่จะใช้ในการนำเสนอจัดทำหลังจากที่ได้วางเค้าโครงแล้ว การวาง แนวทางในการเสนอจะช่วยให้ผู้นำเสนอเกิดความพร้อม ดังนี้

1. กำหนดวิธีการนำเสนอ
2. กำหนดสถานที่ที่พร้อมและเหมาะสมในการนำเสนอ
3. กำหนดวัสดุอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการนำเสนอ
4. กำหนดบุคคลผู้เกี่ยวข้อง
5. กำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการนำเสนอ

2.5 วางกำหนดขั้นตอนการนำเสนอ เมื่อได้วางแนวทางการนำเสนอขันต่างๆมาแล้ว ขั้นสุดท้ายก็จะต้องกำหนดขั้นตอนการนำเสนอให้สัมพันธ์กับวิธีการ
          3.  การจัดเตรียมวัสดุอุปกรณ์ การบรรยายเพียงอย่างเดียวไม่อาจดึงดูดความสนใจของผู้ฟังได้ตลอดเวลา ฉะนั้นจึงต้องใช้วัสดุหรือเครื่องมืออุปกรณ์ต่าง ๆ ที่เรียกว่าโสตทัศนูปกรณ์ เข้ามาใช้ประกอบเพื่อให้ผู้ฟังเกิดความสนใจแต่ที่นิยมใช้กันมีดังนี้

3.1 อุปกรณ์ที่ใช้ประกอบการบรรยาย

1. เครื่องฉายแผ่นใส หรือเครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ
2. วีดิทัศน์ ภาพยนตร์ ภาพนิ่ง แผ่นใส
3. แบบจำลอง

3.2 อุปกรณ์ที่ใช้เสริมการบรรยาย

1. แผ่นพับ      

2. หนังสือ       

3. รูปภาพ       

4. เอกสารประกอบ

4. การจัดเตรียมความพร้อมของสถานที่  นอกจากจะต้องตระเตรียมวัสดุอุปกรณ์เพื่อนำมาประกอบการนำเสนอแล้ว การเตรียมความพร้อมของสถานที่ก็มีส่วนสำคัญที่จะทำให้การนำเสนอเป็นไปได้ด้วยดี

4.1 การจัดห้องสำหรับการนำเสนอ ควรเลือกให้เหมาะสมกับจำนวนผู้ฟังเช่น ห้องประชุมขนาดเล็ก ห้องประชุมขนาดใหญ่

4.2 การจัดที่นั่งและแท่นสำหรับการนำเสนอ จะต้องเตรียมให้พร้อม

1. แท่นสำหรับบรรยายใช้ในกรณีที่ยืนพูด
2. โต๊ะสำหรับบรรยายใช้กรณีที่นั่งพูด
3. โต๊ะวางอุปกรณ์ช่วยประกอบการบรรยาย

4.3 ระบบระบายอากาศ จะต้องอยู่ในสภาพที่ใช้งานได้ดี

4.4 ระบบเสียง ควรมีการทดสอบก่อนการใช้งาน เพื่อให้แน่ใจว่าสามารถใช้งานได้ดี มีความดังชัดเจน

4.5 ระบบแสดงสว่างภายในห้อง จะต้องให้เหมาะสมกับสายตาของผู้ฟัง พอเหมาะกับการใช้งาน

4.6 การประดับตกแต่งสถานที่ การใช้สิ่งประดับตกแต่งห้องหรือบริเวณที่จะใช้ในการนำเสนอทั้งสิ้น สิ่งที่นำมาตกแต่งควรมีความเหมาะสมกับงาน

ปัจจัยที่ทำให้การนำเสนอมีประสิทธิภาพ

         1. เนื้อหาข้อมูล ผู้นำเสนอจะต้องจัดเตรียมความพร้อมของเนื้อหา ข้อมูลดังนี้
               1.1 จัดข้อมูลอย่างเป็นระบบและเป็นลำดับขั้นตอน
               1.2 จัดทำเค้าโครงการนำเสนอทุกครั้งที่มีการนำเสนอ

         2. ผู้นำเสนอ ผู้นำเสนอที่มีประสิทธิภาพที่ดีดังนี้
               2.1 มีความรู้ในเรื่องที่จะนำเสนอเป็นอย่างดี
               2.2 ศึกษาวิเคราะห์ผู้ฟัง โอกาสและสถานการณ์ก่อนการนำเสนอทุกครั้ง
               2.3 มีบุคลิกภาพและการวางตัวที่เหมาะสม

         3. การดำเนินการนำเสนอ
               3.1 เทคนิคและวิธีการนำเสนอ

                     1. ใช้วิธีการนำเสนอที่เหมาะสม วิธีการที่ใช้สำหรับการนำเสนอข้อมูลมีให้เลือกหลายวิธี

                          - การอธิบายเหตุผล

                          - การเล่าเหตุการณ์

                     2. ใช้อุปกรณ์ช่วยในการนำเสนอ นอกจากใช้วิธีการที่เหมาะสมกับการนำเสนอแล้ว ผู้นำเสนอจะต้องพยายามดึงดูดความสนใจ อุปกรณ์ที่นิยมใช้กันมีดังนี้

                          - เอกสารประกอบการนำเสนอ

                          - แผ่นใน ภาพนิ่ง แผนผัง

                     3. ให้ผู้ฟังมีส่วนร่วม การพูดเพียงอย่างเดียว อาจทำให้ผู้ฟังรู้สึกเบื่อหน่าย การกระตุ้นให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการนำเสนอนับเป็นวิธีหนึ่งที่จะ ช่วยดึงความสนใจ

                     4. รู้จักใช้จิตวิทยาในการนำเสนอ สำหรับจิตวิทยาในการนำเสนอ แรงจูงใจ หมายถึงแรงจูงใจที่ชักจูงให้ผู้ฟังสนใจ ได้แก่ ความอยากรู้อยากเห็น

                     5 .สรุปทบทวนประเด็นสำคัญ การสรุปเป็นการช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจชัดเจนยิ่งขึ้น
         3.2 ศิลปะในการนำเสนอ

               1. มีการแสดงมารยาททางสังคม

                     (1) การทักทายที่ประชุมเป็นการให้เกียรติที่สำคัญต้องมีความสุภาพ

                     (2) การแนะนำตัว กรณีที่ไม่มีผู้ใดแนะนำตัวที่จะมานำเสนอให้กับผู้ฟังได้ รู้จักผู้นำเสนอจะต้องแนะนำชื่อตนเองให้ชัดเจน

               2. มีการใช้ภาษาที่เหมาะสม

                     (1) ภาษาที่ใช้ต้องมีความชัดเจน

                     (2) ภาษาที่ใช้ต้องมีเหมาะสมกับกาลเทศะและบุคคล ผู้พูดต้องคำนึงถึงทุกเพศทุกวัย

                     (3) ภาษาที่ใช้ต้องมีความสมเหตุสมผล ฉะนั้นผู้นำเสนอจึงควรยกตัวอย่างประกอบเรื่องที่พูด      3. มีการแสดงออกที่เหมาะสม การนำเสนอถึงแม้จะเนื้อหาสาระดีเพียงใดหากมีการแสดงออกที่ไม่เหมาะสมก็อาจทำให้การนำเสนอนั้นๆ หมดคุณค่าได้

               1. การแสดงออกทางใบหน้า ขณะที่นำเสนอผู้พูดควรแสดงความมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง โดยการ

ยิ้มแย้มแจ่มใส

               2. การทรงตัวและการวางท่า ในขณะที่ผู้นำเสนอยืนพูดหรือนั่งพูด

               3. มีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ฟัง ความมีมนุษยสัมพันธ์อันดีนับเป็นส่วนสำคัญในการสร้างมิตรภาพในการสื่อสารสร้างความคุ้นเคย

               4. มีวิธีการสื่อสารที่ดี วิธีการสื่อสารก็เป็นปัจจัยที่สำคัญอีกประการหนึ่งที่มีส่วนกำหนด
ประสิทธิภาพในการนำเสนอมี 2 ลักษณะคือ

                     (1) การสื่อสารทางเดียว ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ คือ ผู้นำเสนอ สาร สื่อ และผู้รับฟัง การสื่อสารในลักษณะนี้ผู้นำเสนอจะเป็นฝ่ายสื่อสารเพียงฝ่ายเดียว

                     (2) การสื่อสารสองทาง ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ เช่นเดียวกับการสื่อสารทางเดียว

*******************************************

งานชิ้นที่ 3

จากการศึกษา "การนำเสนอ"

 ให้นักเรียนสรุปสาระสำคัญในรูปของผังมโนทัศน์ (Mind Mapping)

******************************************